Als werkgever is het van belang om de verlofuren van jouw werknemers goed te registreren. Dat geldt voor zowel de opbouw, als de opname. Zo weet je precies wat het verlofsaldo van je medewerkers is, en kun je voorkomen dat zij te hoge of juist te lage saldo's krijgen. Dit is bijvoorbeeld belangrijk bij uitdiensttreding: positieve vakantiedagen dien je namelijk uit te betalen, terwijl negatieve komen te vervallen.
Dit artikel bespreekt de volgende onderwerpen:
Verlof opbouwen
Standaard bouwen enkel medewerkers met een vast contract verlof op in Eitje. Hoeveel zij opbouwen, hangt af van het aantal contracturen en de verloffactor. Deze staat standaard op 0,096. Een korte uitleg a.d.h.v. een voorbeeld:
Stel een medewerker heeft een contract van 40 uur per week. Dat zou betekenen dat hij op jaarbasis 40 x 52 weken x 0,096 = 200 verlofuren = 25 verlofdagen heeft.
Uiteraard zijn deze instellingen aanpasbaar:
Je kunt ervoor kiezen om het verlofsaldo helemaal niet bij te houden.
Je kunt verlofopbouw ook voor andere contracttypes (payroll, nul-uren) activeren.
Je kunt de verlofopbouw ook baseren op het aantal gewerkte uren in plaats van de contracturen.
Je kunt de verloffactor aanpassen. Wil je bijvoorbeeld dat iemand 22 verlofdagen opbouwt per jaar (o.b.v. een full-time werkweek), dan is de verloffactor 0,085:
22 dagen x 8 uur per dag = 176 uur per jaar
176 / 52 weken per jaar = 3,385 uur per week
3,385 / 40 uur per week = 0,085 verlofuren per contractuur.
Deze instellingen vind je in de vestigingsinstellingen, onder het kopje Contracten.
Verlof opnemen
Je medewerkers willen uiteraard ook weleens een dagje vrij of met vakantie. In dat geval dient er verlof aangevraagd te worden. Een teamlid kan dit zelf indienen, of jij kunt dit voor hen aanvragen, en direct goed- of afkeuren.
Voor teamleden met een vast-uren contract, is het belangrijk om de verlofuren te registreren. Bij het verwerken van een verlofverzoek, krijg je vanuit Eitje een voorstel van het aantal op te nemen verlofuren. Dit aantal gaat van het verlofsaldo af. Daarnaast tellen de verlofuren mee voor het uren-saldo: registreer je de verlofuren niet? Dan zal het teamlid niet aan de contracturen komen en zal het urensaldo onterecht negatief beïnvloed worden.
Het verlofsaldo in Eitje
In Eitje vind je het verlofsaldo onder het kopje Uren in het hoofdmenu.
Zie je hier de tekst 'Stel het startsaldo in'? Dan dien je het saldo eerst nog te activeren. Hoe dat precies moet, lees je hier.
Hier zie je de startdatum van de saldi. Deze datum stel je in per vestiging en geldt voor alle teamleden. Het is vaak de dag waarop je startte met Eitje.
Per contracttype zie je of er saldo wordt opgebouwd, en met welke verloffactor.
In het overzicht zie je alle teamleden die op dit moment in dienst zijn. Via de dropdown kun je eventueel wisselen naar teamleden die uit dienst zijn.
Deze kolom weergeeft het saldo aan het einde van de geselecteerde dag. Standaard staat deze op gisteren.
Hier zie je of het urensaldo actief is op de geselecteerde dag. Het verlofsaldo is actief voor teamleden met een contract waarvoor je verlofopbouw hebt aangezet.
Ja betekent dat het teamlid een actief saldo heeft op de geselecteerde dag.
Nee betekent dat het teamlid ooit een saldo heeft gehad, maar niet op de geselecteerde dag.
Nooit betekent dat het teamlid niet eerder saldo heeft opgebouwd.
Het verlofsaldo per teamlid
Door op de naam van het teamlid te klikken, kun je het verlofsaldo van dit teamlid in meer detail bekijken. Aan de hand van een voorbeeld leggen we uit hoe je deze pagina leest.
De tabel (1 t/m 5 - rood)
1. Periode: standaard is het verlofsaldo opgesplitst in periodes van een week. Via de dropdown bovenaan kun je het saldo ook per jaar, kwartaal, maand, of dag bekijken.
2. Verschil in periode: dit is de eindbalans van de periode minus de beginbalans van de periode. De beginbalans is de eindbalans van de vorige periode.
3. Saldo einde periode: dit is altijd het saldo aan het einde van de dag van de periode. Bekijk je het verlofsaldo bijvoorbeeld per week, dan is dit het saldo op zondagavond 23:59:59.
4. Vraagteken: staat er een vraagtekentje achter de eindbalans? Dat betekent dat er nog een verlofverzoek in afwachting staat voor goedkeuring. Niet-goedgekeurde verlofverzoeken worden niet meegenomen in de berekening van het verlofsaldo.
5. Evenementen: dit zijn wijzigingen die effect hebben op het verlofsaldo. Denk bijvoorbeeld aan een nieuw, gewijzigd of aflopend contract, of een correctie. Deze worden als losse regels weergeven in het overzicht.
De labels (6 t/m 10 - paars)
6. Huidig: dit is het saldo van gisteren, aan het einde van de dag.
7. Verlofopbouw: hier staat aangegeven of het verlof wordt opgebouwd per contractuur of per gewerkt uur.
8. Saldo startte op: dit is de datum waarop Eitje het saldo is gaan berekenen voor dit teamlid.
9. 24:00u contract: het aantal uur per week dat op het contract van het teamlid staat. Indien het teamlid vandaag geen contract heeft staat hier 'geen contract'.
10. Bistro Eitje: dit is de huidige contractvestiging van het teamlid. Werkt het teamlid in meerdere vestigingen, en bouwt diegene verlof op o.b.v. gewerkte uren, dan tellen de uren gewerkt in alle vestigingen binnen de organisatie mee.
Acties (11 - groen): onder deze knop vind je een aantal handige acties:
Maak correctie: je kunt bijvoorbeeld een correctie maken wanneer die de verlofuren uitbetaald. In dit artikel leggen we uit wanneer, en hoe je een correctie aanmaakt.
Ga naar profiel: klik je hierop, dan navigeer je naar het profiel van dit teamlid.
Beheer startsaldo: hier kun je het startsaldo van het teamlid aanpassen. Wil je meer weten over het startsaldo? Lees dan dit artikel door.
Contracten (12 _ groen): onder deze knop zie je het actieve, maar ook oude of toekomstige contracten van dit teamlid. Door hierop te klikken, open je het contract.
Het bonnetje
Door op een periode-regel te klikken, open je ''het bonnetje''. Dit bonnetje laat in detail zien om welke periode het gaat, en hoe het saldo in die periode is berekend. Het verschil tussen de beginbalans en eindbalans wordt daarbij bepaald door:
Het verschil tussen het opgebouwde en opgenomen verlof in de gekozen periode.
Indien je wilt weten over hoeveel uren het verlof is opgebouwd, kun je klikken op 'opgebouwd over contract (of gewerkte) uren'.
Eventuele correcties: indien je een correctie hebt aangemaakt, zie je dit ook terug op het bonnetje. Je kunt zowel een positieve, als negatieve correctie aanmaken. Deze hebben respectievelijk een positief, of negatief effect op de eindbalans.
⚠️ Let op: zijn er nog openstaande verlofverzoeken? Dan komt dit als waarschuwing op het bonnetje. Zodra je een verzoek met verlofuren goedkeurt, zal dit effect hebben op het verlofsaldo.
Het verlofsaldo in de Eitje app
Je kunt het verlofsaldo ook bekijken in de app:
Klik op het menu linksboven (de drie streepjes).
Ga vervolgens naar je profiel.
Onderaan, bij de contractinformatie, zie je het huidige verlofsaldo.