Om te kunnen plannen heb je teams nodig. Hieronder wordt uitgelegd hoe je een team aanmaakt. Indien je een team niet langer meer nodig hebt, kun je deze ook op inactief zetten.
Team Algemeen
Er is altijd een team 'Algemeen'. Hier worden alle teamleden automatisch aan toegevoegd.
Dit team is eigenlijk een lijst van alle teamleden die bij jouw bedrijf of vestiging horen.
Zo kan een teamlid bestaan als het nog niet aan andere teams is toegevoegd.
Team Algemeen zie je niet terug op de planning.
Je kunt dit team daarom ook niet verwijderen.
De enige manier om iemand uit dit team te verwijderen is door deze persoon uit dienst te melden.
Team aanmaken
Om een planning te kunnen maken, heb je eerst je eigen teams nodig. Ga via 'Team' in het hoofdmenu 'Teams'. Op deze pagina vind je bovenaan een knop '+Team' waarmee je een nieuw team kunt aanmaken.
Volg nu deze stappen om je nieuwe team aan te maken:
In het eerste scherm vul je een teamnaam in. Mocht je met meerdere vestigingen werken, dan kies je hier ook aan welke vestiging je het nieuwe team wilt toevoegen. Klik op 'Opslaan'.
In het overzicht zie je nu alle teams met het nieuwe team erbij.
Klik op het team voor meer opties, zoals teamleden bekijken, toevoegen of verwijderen. Bij het toevoegen van teamleden zie je de teamleden die nog niet zijn toegevoegd en kun je iedereen selecteren die je in dit team wilt hebben.
Bij het verwijderen van teamleden zie je juist wie er wel onderdeel is van dit team, en kun je meerdere teamleden selecteren om te verwijderen.
Kies 'Bewerk team' om de naam, afbeelding, kleur en instellingen te wijzigen, bijvoorbeeld om het team inactief te maken op het rooster. Je kunt hier ook aangeven of je een groepschat voor dit team wilt hebben, of dat juist uitschakelen.
Je vindt het team terug via het hoofdmenu; navigeer dan via 'Team' naar 'Teams'.
Team verwijderen
Het verwijderen van een team kan lastig zijn als het team langere tijd gebruikt is en er geplande shifts en uren op geregistreerd staan. Om te voorkomen dat je geplande shifts en uren per ongeluk verwijderd, kun je een team niet zomaar verwijderen.
💡 Tip: Markeer het team als niet actief op het rooster. Zo blijft alles bewaard maar dit het team niet meer in de weg. Dit dit via 'Team' bij 'Vestigingen en teams'.
Als je een team echt wilt verwijderen, kan dat alleen als er geen shifts meer in de planning, of uren in de urenregistratie van dit team staan.
Als het niet lukt om de shifts te verwijderen, dan kan dat zijn omdat er nog uren aan verbonden zijn. Dit is ook om je data te beschermen. Je kunt de uren in de urenregistratie verwijderen, of overzetten naar een ander team, en daarna de shifts verwijderen.
💡 Tip: Meestal worden om die reden uren niet verwijderd, maar omgezet naar bijvoorbeeld team Algemeen. Zo bewaar je de uren, maar kun je toch het team verwijderen.
Volg deze stappen om een team te verwijderen:
Navigeer bovenaan via 'Team' naar 'Teams'.
Klik op het team dat je wilt verwijderen en kies 'Bewerk team'.
Klik op 'Verwijder'.
Klik nogmaals op 'Verwijder' ter bevestiging.
⚠️ Let op: Houd er rekening mee dat het verwijderen van een team, en de uren, effect heeft op het urensaldo en verlofsaldo van je teamleden. Denk dus goed na voordat je een team gaat verwijderen, en doe dit niet zomaar.