De koppeling tussen Eitje en Celery doet het volgende:
De persoonlijke informatie en contracten van je teamleden synchroniseren vanuit Celery naar Eitje.
De gewerkte uren, de gewerkte dagen, maaltijden en toeslagen doorzetten van Eitje naar Celery.
Koppeling activeren
Wat heb je nodig?
Houd je inloggegevens van Celery bij de hand. Je moet kunnen inloggen op het Celery-account met de juiste rechten en toegang tot de benodigde administraties.
Het is belangrijk om te controleren of de teamleden die je al wel in Eitje hebt staan hetzelfde e-mailadres hebben als in Celery. Als dat niet zo is, worden de profielen niet gekoppeld en zul je dubbele profielen krijgen. Probeer dat te voorkomen.
Activeren
Om de koppeling te activeren begin je in Eitje. Navigeer bovenaan via 'Data' naar 'Koppelingen'. Klik dan op 'Toevoegen' bij Celery.
Je wordt nu doorverwezen naar Celery waar je moet inloggen om de koppeling te activeren. Hier voer je dus de inloggegevens van je Celery-account in (niet van Eitje).
💡 Tip: Rechtsboven onder de knop 'Notificaties' ontvang je vanaf nu meldingen over je koppeling met Celery. Lees hier meer over notificaties.
Hierna kom je vanzelf weer terug in Eitje. Je moet nu nog de koppeling verder instellen.
Koppeling instellen
Je ziet nu de Celery-koppeling staan. Klik op de drie puntjes bij de koppeling en kies 'Instellen'.
Bij 'Vestigingen' geef je aan welke Celery-vestiging je wilt koppelen aan je vestiging in Eitje.
Indien je met meerdere vestigingen werkt, kun je dat hier voor elke vestiging instellen.
De Eitje-vestiging wordt getoond zoals in de afbeelding hieronder in het grijs. Met het drop-down menu vind je per vestiging de administratie die uit Celery komt. Selecteer deze om te matchen.
Eventuele administraties uit Celery die niet gebruikt worden, dienen geselecteerd te worden bij 'Inactief'; laat niets ongeselecteerd.
Ga nu verder naar 'Loon & uurcodes'. Indien je toeslagen of maaltijden wilt doorzetten, moet je deze eerst hier koppelen. Verschijnen deze codes niet? Dan moeten die eerst in Celery geactiveerd worden.
💡 Tip: mocht je niet weten welke je moet koppelen, kun je altijd even contact opnemen met je boekhouder of salarisadministratie. Zij weten dit vast!
Teamleden synchroniseren
Na het activeren en instellen van de koppeling worden je teamleden gesynchroniseerd. Ze komen op de 'Team'-pagina te staan in Eitje. Het kan zijn dat je de pagina even moet herladen voor je de teamleden ziet.
Elke avond rond 23:00 vindt er automatisch een synchronisatie plaats. Wil je tussendoor teamleden synchroniseren?
Op de 'Team'-pagina vind je de knop 'Tools' met de optie 'Sync'.
Navigeer via 'Data' naar 'Koppelingen'. Klik vervolgens bij Celery op de drie puntjes, en kies 'Sync teamleden'.
Hoe werkt de synchronisatie?
We importeren teamleden in Eitje als er in Celery een actief dienstverband én e-mailadres bekend is. Deze teamleden worden de eerste keer gematcht aan de hand van het e-mailadres. Hiermee krijgt het profiel in Eitje een Celery-ID. Is er geen match met een bestaand profiel in Eitje? Dan wordt er een nieuw profiel aangemaakt. Dit profiel krijgt ook een Celery-ID.
Bij elke volgende synchronisatie kijkt het systeem alleen naar het ID en niet meer naar het e-mailadres.
Als een teamlid pas nét in Celery staat, kan het 24 uur duren voordat het teamlid met de synchronisatie wordt meegenomen en in Eitje komt te staan.
In het profiel van een teamlid kun je het Celery-ID terugvinden door het profiel te openen, en op 'Alle informatie' te klikken. Kies dan links voor 'Overig'.
⚠️ Let op: Staat er een teamlid na de eerste synchronisatie dubbel in Eitje? Dit komt omdat er voor dit teamlid een ander e-mailadres gebruikt is in Celery dan in Eitje. Lees hier hoe je dit kunt oplossen.
➡️ Ook is het belangrijk om te weten dat Celery leidend is wat betreft contractinformatie. Deze informatie pas je dus aan in Celery, niet in Eitje! Als je deze informatie aanpast in Eitje, wordt dit bij de volgende sync overschreven door de informatie uit Celery.
Teamleden uit dienst melden
➡️ Zowel in Celery als in Eitje
Als iemand in Celery uit dienst gemeld is, vergeet dit teamlid dan niet óók in Eitje uit dienst te melden. Je meldt het teamlid eerst uit dienst in Celery, en dan in Eitje.
Als je het teamlid enkel uit dienst meldt in Eitje, wordt dit profiel bij elke synchronisatie vanuit Celery weer terug in dienst gezet. Als je het teamlid enkel uit dienst meldt in Celery, blijft deze persoon in Eitje staan. Vergeet het dus niet op beide plekken te doen.
⚠️ Let op: Een verlopen contract is niet hetzelfde als uit dienst melden. Iemand met een verlopen contract blijft gewoon in dienst.
Uren doorzetten naar Celery
Afhankelijk van het contracttype dat je kiest, zetten we de volgende gegevens door naar Celery:
Wat zetten we door? | Nulurencontract | Vast contract |
Gewerkte uren | ✅ |
|
Gewerkte dagen | ✅ | ✅ |
Maaltijden | ✅ | ✅ |
Toeslagen | ✅ |
|
Exporteren naar Celery doe je door via 'Uren' naar 'Tools' te gaan. Kies daar voor 'Exporteren naar Celery'. Selecteer welke data je precies wilt doorzetten.
⚠️ Let op: Eitje zet enkel goedgekeurde uren door, en ook alleen voor teamleden met een actief contract op de dag van de shift. Controleer vóór het exporteren naar Celery dus dat alle uren in die periode zijn goedgekeurd. Je kunt indien nodig wel de uren opnieuw doorzetten zonder risico, mits je nog geen loonrun hebt gedraaid.
Zet je informatie opnieuw door? Houd er dan rekening mee dat je ALLES opnieuw door moet zetten. Je kunt niet 'Toeslagen' kiezen om alleen de toeslagen aan te vullen, je moet dan ook opnieuw de 'Uren' en eventuele andere data selecteren.
Zodra uren geëxporteerd zijn naar Celery, kan je dit herkennen in de urenregistratie aan het grijze bolletje en de tekst 'Geëxporteerd'.
Op de pagina 'Uren als tabel' is hier een specifieke kolom voor beschikbaar:
