Een koppeling met Exact kun je gebruiken om persoonlijke informatie en contracten van je teamleden te synchroniseren vanuit Exact naar Eitje. Het is niet mogelijk om gewerkte uren en andere data vanuit Eitje naar Exact door te zetten.
Koppeling activeren
Houd rekening met het volgende voordat je de kopppeling kunt activeren:
Houd je inloggegevens van Exact bij de hand. Je moet kunnen inloggen op het Exact-account met de juiste rechten en toegang tot de benodigde administraties.
Het is belangrijk om te controleren of de teamleden die je al wel in Eitje hebt staan hetzelfde e-mailadres hebben als in Exact. Als dat niet zo is, worden de profielen niet gekoppeld en zul je dubbele profielen krijgen. Probeer dat te voorkomen.
Om Exact aan Eitje te koppelen navigeer je in Eitje bovenaan via 'Data' naar 'Koppelingen'. Klik dan op 'Toevoegen' bij Exact:
Je wordt nu doorverwezen naar Exact waar je moet inloggen om de koppeling te activeren. Hier voer je dus de inloggegevens van je Exact-account in (dus niet van Eitje).
💡 Tip: Rechtsboven onder de knop 'Notificaties' ontvang je vanaf nu meldingen over je koppeling met Exact. Lees hier meer over notificaties.
Hierna kom je vanzelf weer terug in Eitje. Je moet nu nog de koppeling verder instellen.
Koppeling instellen
Je ziet nu de Exact-koppeling staan. Klik op de drie puntjes bij de koppeling en kies 'Instellen'. Hier kun je de vestiging koppeling aan het juist Exact-account.
Bij 'Vestigingen' geef je aan welke Exact-vestiging (of: 'administratie') je wilt koppelen aan je vestiging in Eitje.
Indien je met meerdere vestigingen werkt, kun je dat hier voor elke vestiging instellen.
De Eitje-vestiging wordt getoond zoals in de afbeelding hieronder in het grijs. Met het drop-down menu vind je per vestiging de administratie die uit Exact komt. Selecteer deze om te matchen.
Eventuele administraties uit Exact die niet gebruikt worden, dienen geselecteerd te worden bij 'Inactief'; laat niets ongeselecteerd.
Teamleden synchroniseren
Na het activeren en instellen van de koppeling worden je teamleden gesynchroniseerd. Ze komen op de 'Team'-pagina te staan in Eitje. Het kan zijn dat je de pagina even moet herladen in je browser, voordat je de teamleden ziet verschijnen.
Elke avond rond 23:00 vindt er automatisch een synchronisatie plaats. Wil je tussendoor teamleden synchroniseren?
Op de 'Team'-pagina vind je de knop 'Tools' met de optie 'Sync'.
Navigeer via 'Data' naar 'Koppelingen'. Klik vervolgens bij Exact op de drie puntjes, en kies 'Sync teamleden'.
Hoe werkt de synchronisatie?
We importeren teamleden in Eitje als er in Exact een actief dienstverband én e-mailadres bekend is. Deze teamleden worden de eerste keer gematcht aan de hand van het e-mailadres. Hiermee krijgt het profiel in Eitje een Exact-ID. Is er geen match met een bestaand profiel in Eitje? Dan wordt er een nieuw profiel aangemaakt. Dit profiel krijgt ook een Exact-ID.
Bij elke volgende synchronisatie kijkt het systeem alleen naar het ID en niet meer naar het e-mailadres.
Als een teamlid pas nét in Exact staat, kan het 24 uur duren voordat het teamlid met de synchronisatie wordt meegenomen en in Eitje komt te staan.
In het profiel van een teamlid kun je het Exact-ID terugvinden door het profiel te openen, en op 'Alle informatie' te klikken. Kies dan links voor 'Overig'.
⚠️ Let op: Staat er een teamlid na de eerste synchronisatie dubbel in Eitje? Dit komt omdat er voor dit teamlid een ander e-mailadres gebruikt is in Exact dan in Eitje. Lees hier hoe je dit kunt oplossen.
➡️ Ook is het belangrijk om te weten dat Exact leidend is wat betreft contractinformatie. Deze informatie pas je dus aan in Exact, niet in Eitje! Als je deze informatie aanpast in Eitje, wordt dit bij de volgende sync overschreven door de informatie uit Exact.
Teamleden uit dienst melden
➡️ Zowel in Exact als in Eitje
Als iemand in Exact uit dienst gemeld is, vergeet dit teamlid dan niet óók in Eitje uit dienst te melden. Je meldt het teamlid eerst uit dienst in Exact, en dan in Eitje.
Als je het teamlid enkel uit dienst meldt in Eitje, wordt dit profiel bij elke synchronisatie vanuit Exact weer terug in dienst gezet. Als je het teamlid enkel uit dienst meldt in Exact, blijft deze persoon in Eitje staan. Vergeet het dus niet op beide plekken te doen.
⚠️ Let op: Een verlopen contract is niet hetzelfde als uit dienst melden. Iemand met een verlopen contract blijft gewoon in dienst.