Nadat je teamleden hebt toegevoegd is de volgende stap om hen een actief contract te geven. Dit is belangrijk om de gewerkte uren en saldo's goed bij te houden, en inzicht te krijgen in de loonkosten. Je kunt een teamlid ook zonder actief contract inplannen, maar je weet dan niet wat de loonkosten zijn.
⚠️ Let op: Wanneer je teamleden toevoegt aan Eitje door een koppeling met een HR-systeem, worden je teamleden en hun contractinformatie automatisch ingeladen in Eitje. Je hoeft de contracten dan niet meer zelf toe te voegen. Het HR-systeem is namelijk leidend wat betreft informatie over de teamleden en contracten, ook bij wijzigingen.
Contracttypes
Je kunt kiezen uit vier verschillende contracttypes:
Urencontract: Heb je vast personeel in dienst, dan is dit het beste contract. In dit contract is een vast aantal uur overeengekomen. Het kan gaan om een tijdelijk dienstverband of contract van onbepaalde duur. Voor mensen met een vast contract wordt er ook een plus/min saldo bijgehouden.
Nul-urencontract: Heb je flexibel personeel? Gebruik een nul-urencontract voor alle teamleden waarmee je geen specifiek aantal uren hebt afgesproken.
ZZP: Huur je wel eens freelancers in voor een langere termijn, dan is het handig om ook hun contract in Eitje op te nemen. Zo worden de kosten van dit teamlid ook meegenomen in de berekeningen voor de loonkosten.
Payroll: Ook als je teamleden hebt die onder contract staan bij een payroller is het handig deze informatie in Eitje te zetten zodat de gemaakte kosten van deze teamleden ook worden meegenomen in de berekeningen voor de loonkosten. Net zoals bij een nulurencontract kan je geen uren per week aangeven.
Contract aanmaken
Je kunt een contract aanmaken voor een teamlid door naar het profiel van het desbetreffende teamlid te gaan.
Klik bovenaan op 'Team' > Teamleden.
Klik op het teamlid waarvoor je een contract wilt toevoegen.
Aan de linkerkant klik je op 'Contracten'.
Klik op 'Selecteer contracttype' of 'Nieuw contract'.
Kies het contracttype.
Vul de startdatum, einddatum en het salaris in.
Als je kiest voor een urencontract, dan geef je ook het aantal contracturen per week aan en vul je de werkweek in.
⚠️ Let op: in het urensaldo wordt gekeken naar deze invulling van de werkweek. Als dit niet accuraat is, kan dat invloed hebben op het urensaldo van die dag. Probeer het dus zo realistisch mogelijk in te vullen. Je zou ook het aantal contracturen door 7 kunnen delen en elke dag evenveel uren geven.
Op een gehele week klopt het saldo altijd weer op zondagavond 23:59; het is dus niet erg als iemand onregelmatig werkt en zich niet aan de werkweek houdt.
Klik op 'Doorvoeren'.
Instellingen voor contracten
Elk contracttype (behalve ZZP-contracten) heeft instellingen die je kunt aanpassen. Je vindt deze instellingen door rechtsboven in Eitje op het menu met de drie streepjes te klikken, en dan op 'Vestigingsintellingen'. Onder het kopje 'Contracten' kun je de instellingen voor de verschillende contracttypes aanpassen.
Omrekenfactor
Je kunt per contracttype de omrekenfactor instellen. Teamleden hebben in hun contract een brutosalaris per uur. Als werkgever betaal je echter wel meer dan alleen het brutosalaris. Deze werkgeverslasten neem je mee in de omrekenfactor. Lees meer over de omrekenfactor.
Verlof
Daarnaast kun je per contracttype aangeven of, en hoe, er verlof wordt opgebouwd. Voor het urencontract bepaal je of verlof over contracturen of over goedgekeurde uren wordt opgebouwd. Ook kun je de verloffactor instellen; deze bepaalt hoeveel uren iemand precies opbouwt.
Loonperiode
Hier geef je aan of de loonperiode per week, per 4 weken of per maand geschiedt. Dit wordt gebruikt bij het bekijken van de uren in Eitje, en als geëxporteerde periode in een Excelbestand.
Vervolgens kun je invoeren wat de startdag is van een loonperiode. Meestal is dat de eerste van de maand, maar als je verloning bijvoorbeeld voor de periode 21 januari tot 20 februari is, dan is de startdag de 21e.
HR-koppeling (bij urencontract)
Wanneer je een HR-koppeling hebt, kan het zijn dat een teamlid daar een maandsalaris heeft staan. Dit wordt in Eitje omgerekend naar een uurloon. Om deze reden moet in Eitje bekend zijn hoeveel uur per week wordt beschouwd als full-time, aangezien dit niet in elke organisatie hetzelfde is. Dat kun je hier dus instellen.
Het uurloon wordt dan als volgt berekend:
(12 * maandloon zoals vermeld in HR-systeem) / (aantal uur in fulltime werkweek * 52 weken)
Voorbeeld bij een maandsalaris van 2500 euro en een werkweek van 38 uur:
(12*2500) / (38*52) = 30.000 / 1.976 = 15,18 EUR per uur
Mutatie aanmaken
⚠️ Let op: Heb je een koppeling met een HR-systeem? Dan heeft het geen zin om het contract aan te passen of een mutatie toe te passen in Eitje. Dit wordt namelijk bij de volgende synchronisatie overschreven door de informatie uit het HR-systeem. Contractinformatie dient altijd gewijzigd te worden in het HR-systeem.
Zijn er wijzigingen in het huidige contract? Je kunt het huidige contract verwijderen en opnieuw toevoegen, of je kunt een mutatie aanmaken op het bestaande contract. Je kunt een mutatie toepassen op drie plekken:
Contractdetails: het contracttype aanpassen
Salarisregels: het 'salaris per uur' aanpassen, vanaf een bepaalde datum
Werkweek: de werkuren in een week aanpassen (enkel bij vast urencontract)
Voorbeeld van mutatie salarisregels:
Kies de datum vanaf wanneer de mutatie ingaat, kies het nieuwe salaris en klik op 'Opslaan'.
Overige wijzigingen:
Einddatum: dit hoeft niet middels het aanmaken van een mutatie. Bij contractdetails kun je de einddatum van het contract aanpassen, en op doorvoeren klikken.
Contractvestiging: dit kun je niet aanpassen op een bestaand contract. Als iemand bij een andere vestiging in dienst is gegaan, zul je het contract moeten laten eindigen (of verwijderen), en een nieuw contract moeten aanmaken op de juiste vestiging.
Wil je een mutatie weer verwijderen, maar lukt dat niet? Lees dan dit artikel.