De eerste belangrijke stap in Eitje is het toevoegen van teamleden. Er zijn twee manieren om een nieuw profiel aan te maken. Je kunt een teamlid handmatig uitnodigen, of inladen in Eitje via een koppeling met een HR-systeem.
Teamleden handmatig toevoegen
Zo maak je een profiel aan:
Navigeer bovenaan in het menu naar Team > Teamleden toevoegen. Je kunt ook klikken op 'Team' en vervolgens linksboven op '+Teamleden'.
Indien je met meerdere vestigingen werkt, kies je eerst de vestiging. Vervolgens opent er een nieuw scherm. Vul hier het e-mailadres van een teamlid in. Je kunt hier direct meerdere teamleden (3) in één keer uitnodigen.
Heb je al teams gemaakt? Dan kun je het teamlid direct toevoegen aan de juiste team(s). Dit is niet verplicht.
Klik op 'Opslaan'.
Teamleden toevoegen met een HR-systeem
Je kunt je teamleden ook toevoegen aan Eitje door een koppeling met een HR-systeem. Dan worden je teamleden en hun contractinformatie automatisch ingeladen in Eitje. Het HR-systeem is altijd leidend wat betreft informatie over teamleden en contracten.
Eitje heeft koppelingen met verschillende HR-systemen, waaronder Nmbrs, Loket, Employes en Staffable.
⚠️ Let op: Indien je een koppeling hebt met een HR-systeem en je je teamleden door middel van een synchronisatie inlaadt in Eitje, kan het gebeuren dat een teamlid twee keer in Eitje komt te staan. De oorzaak is dat dit teamlid in Eitje een ander e-mailadres heeft dan in het HR-systeem. Lees hier hoe je dit kan oplossen.
Teamleden een uitnodiging sturen
Zodra een teamlid is toegevoegd aan Eitje, ontvangen zij automatisch een uitnodiging in de mail waarmee ze hun account kunnen activeren.
⚠️ Let op: Indien de stille modus nog actief is, ontvangen teamleden geen e-mail. Je kunt de modus uitzetten. Je krijgt dan de vraag of je de uitnodiging ook nog naar bestaande teamleden wilt sturen. Je kunt de activatiemail ook handmatig versturen terwijl de stille modus actief blijft. Dat doe je als volgt:
Navigeer naar 'Team'.
Open het profiel van het betreffende teamlid.
Klik bovenaan op 'Activatie e-mail sturen'.
⚠️ Zodra het profiel geactiveerd is, verdwijnt deze optie.
Teamlid bij meerdere bedrijven of vestigingen in Eitje
Wanneer een teamlid al bij een ander bedrijf, of in een andere vestiging, met Eitje werkt, kan dit reeds bestaande profiel evengoed toegevoegd worden door op '+Teamleden' te klikken. Het teamlid kan dan in de app vanuit één profiel de shifts van beide werkgevers of vestigingen inzien.
⚠️ De beschikbaarheid wordt dan ook gedeeld, aangezien dit aan het profiel gekoppeld is. Wanneer dit teamlid op een dag onbeschikbaar is, geldt dat dus voor beide of alle werkgevers en vestigingen.
⚠️ Zorg ervoor dat je in dit geval geen nieuw profiel aanmaakt. Je kunt namelijk niet twee profielen hebben met hetzelfde e-mailadres. Als een teamlid juist wel aparte profielen wil hebben, dan kan dat alleen met verschillende e-mailadressen.
Vestigingen beheren
Wanneer je met meerdere vestigingen werkt in Eitje, kun je in het profiel van een teamlid beheren in welke vestigingen zij beschikbaar moeten zijn.
Navigeer eerst naar 'Team' en vindt daar het teamlid. Je hebt dan twee opties:
Klik op de regel. Nu vind je de optie 'Voeg toe aan vestiging'.
Open het profiel, ga in het menu links naar 'Teams' en beheer de vestigingen daar:
Iemand heeft twee profielen
Als iemand twee keer in Eitje staat, zou je simpelweg één van de twee profielen uit dienst kunnen melden. Houd er rekening mee dat het e-mailadres belangrijk is omdat het teamlid daarmee inlogt. Let ook op het volgende:
Als er al urenregels staan, zorg er dan voor dat deze op het profiel staan dat je in dienst houdt. Zet indien nodig urenregels over naar het juiste profiel.
Als er geplande shifts in de toekomst staan, zorg er dan voor dat deze op het profiel staan dat je in dienst houdt. Zet indien nodig deze shifts over naar het juiste profiel.
Komt het tweede profiel uit een HR-systeem? Dat kan gebeuren als je net een koppeling hebt gemaakt met het HR-systeem. Lees hier hoe je dat op kunt lossen.
Is het profiel geactiveerd?
Wanneer een teamlid is toegevoegd, kunnen zij met dat e-mailadres inloggen. Als zij de eerste keer inloggen wordt hen gevraagd om een wachtwoord in te stellen: hiermee wordt het profiel geactiveerd. Ook kunnen zij dan hun voor- en achternaam toevoegen. Lees hier hoe je je profiel activeert.
Op de 'Team'-pagina kun je zien of iemand het profiel geactiveerd heeft. Zorg ervoor dat je de kolom 'Geactiveerd' toegevoegd hebt. Indien nodig kun je deze toevoegen via de knop 'Kolommen' rechtsboven.
