Om te voorkomen dat teamleden zich op het laatste moment nog op onbeschikbaar zetten, kun je werken met de automatische deadline. Dit is de periode waarin teamleden hun beschikbaarheid mogen doorgeven.
Instellen van de automatische deadline
Je kunt deze instellingen op twee plekken vinden in Eitje:
Navigeer via 'Planning' in het hoofdmenu naar 'Team beschikbaarheid'. Klik rechtsboven op 'Instellingen'.
Ga via het menu rechtsboven in Eitje (drie streepjes) naar 'Vestigingsinstellingen'. Hier vind je de optie 'Beschikbaarheid'.
Een nieuw venster opent. Klik op 'Automatische deadline', en dan 'Instellen'. Activeer de functie met het schuifje.
Bij het instellen van de automatische deadline geef je aan:
Voor hoeveel dagen/weken/maanden je de roosters maakt; voor dezelfde periode sluit dan de mogelijkheid om de beschikbaarheid door te geven.
Wanneer je de roosters wilt maken; hoe lang van tevoren moet de mogelijkheid om beschikbaarheid door te geven sluiten?
Hoe ver in de toekomst kunnen teamleden hun beschikbaarheid doorgeven? Je kunt aangeven dat hier geen restrictie op zit ('altijd'), of voer een restrictie in van een aantal weken.
Vanaf wanneer? Hier kun je een datum invullen als je wilt dat de automatische deadline pas in de toekomst in werking treedt.
Om te weten wat de instellingen precies voor effect hebben, kijk je bovenaan naar de voorbeelden in het blauwe vlak:
Op de 'team beschikbaarheid' pagina zelf staat linksboven ook welke periode er nu openstaat:
Herinnering instellen
Navigeer aan de linkerkant naar 'Herinnering' onder 'Automatische deadline'.
Je kunt teamleden een aantal dagen voor het sluiten van de mogelijkheid om beschikbaarheid door te geven een herinnering geven.
⚠️ Let op: Teamleden krijgen geen push-notificatie dat de beschikbaarheid gaat sluiten, ze krijgen een waarschuwing te zien in de app van Eitje, wanneer ze deze openen.
Voorbeeld van een automatische deadline
Dit alles wordt duidelijker aan de hand van een voorbeeld. Stel, je wilt het volgende bereiken:
De beschikbaarheid sluit per 1 week.
De beschikbaarheid sluit altijd op de woensdag, 2 weken van te voren.
Teamleden kunnen ook niet voor meer dan 4 weken in de toekomst hun beschikbaarheid doorgeven.
➡️ Elke woensdag sluit de beschikbaarheid voor over twee weken. Teamleden kunnen dan hun beschikbaarheid niet meer aanpassen voor één week. Ook kunnen ze niet verder dan 4 weken in de toekomst hun beschikbaarheid doorgeven.
Doordat er in dit voorbeeld altijd 4 weken open staan in de toekomst, gaat ook elke woensdag automatisch een week verder in de toekomst open. Zo kunnen teamleden altijd voor een periode van 4 weken hun beschikbaarheid doorgeven.
Bovendien krijgen teamleden 3 dagen van tevoren zoals gezegd een melding te zien ter herinnering:
