Om het rooster te kunnen maken is het handig om te weten wie wanneer beschikbaar is.
Indien deze instelling actief is, kunnen teamleden hun beschikbaarheid doorgeven via hun profiel in zowel de app als webversie. Ze kunnen ook aangeven hoeveel dagen in een specifieke week ze wensen te werken. Als 'Admin' kun je deze informatie inzien, of als je de rol 'Manager' hebt, anders niet.
Opties voor beschikbaarheid
➡️ Navigeer via 'Planning' naar 'Team beschikbaarheid'.
Voor het opgeven van de beschikbaarheid zijn er drie opties:
Groen: Hele dag beschikbaar
Rood: Hele dag onbeschikbaar
Oranje: Onbeschikbaar op een specifiek tijdstip
Indien iemand met verlof is, zul je een paars bolletje zien. Een blauw bolletje betekent dat dit teamlid op die dag is ingepland. Door er met je muis overheen te gaan, verschijnt er ook een geschreven status.
Teamleden kunnen naast beschikbaarheid per dag ook aangeven hoeveel dagen (shifts) zij willen werken. Dit kan per week aangepast worden. Dit is handige informatie voor bij het inplannen. Je ziet deze informatie in het rooster. Het systeem rekent in dagen (niet in shifts), wat betekent dat meerdere shifts op één dag als één dag worden geteld. Indien je meer dan het gewenste aantal inplant voor die persoon in één week, kleurt deze informatie rood bij de naam in het shiftvenster:
Beschikbaarheid op de planning
Hoe vertaalt dit zich dan op het rooster? Op het rooster vind je informatie die je helpt bij het inplannen en kiezen van het juiste teamlid voor een shift.
Indien je op de pagina planning per team aan het plannen bent, check even onder de knop 'Toon' of de beschikbaarheid aanstaat. Dan krijg de de beschikbaarheid van je teamleden onder elke dag te zien. De beschikbare teamleden kun je dan slepen naar een shift.
Indien je op de pagina planning per teamlid het rooster maakt, check dan onder de knop 'Toon' of de beschikbaarheidsstatus aanstaat. Dan zie je de beschikbaarheid voor iedere dag van de week. Of je ziet wanneer iemand afwezig is vanwege verlof of ziekte.
⚠️ Let op: Je kunt iemand die onbeschikbaar is wel inplannen, maar het rooster zal dan aangeven dat er een conflict is.
Verder zie je bij de datum bovenaan in de planning ook informatie of deze functie open staat of niet. Als je dit niet zit, ga dan naar de 'Toon' knop om het aan te vinken.
Als er staat 'verschilt', betekent dat, dat er meerdere vestigingen zijn die niet allemaal open of allemaal gesloten zijn.
Handig om te weten is dat de 'Admin' en 'Managers' altijd de beschikbaarheid voor anderen kunnen aanpassen, ook wanneer de dag gesloten is. Lees hier meer over rollen.
Dit is de basis van de beschikbaarheid. Je kunt er echter nog veel meer mee doen. Je kunt bijvoorbeeld een automatische deadline instellen, de periode waarin teamleden hun beschikbaarheid kunnen doorgeven sluit dan automatisch.
Je kunt ook een minimale bezetting instellen. Hiermee kan je instellen hoeveel teamleden je minimaal nodig hebt per team, per dag. Zo vermijd je dat je te weinig personeel hebt op een dag.
Lees alles over beschikbaarheid in de handleidingen.